EXCEL. FUNCIONES QUE TE AYUDARÁN

Trabajar con muchos datos en Excel puede resultar muchas veces engorroso. Te voy a mostrar algunas funciones que te harán más sencilla esa tarea. Los ejemplos los he realizado con la versión 2010 y puede que los menús tengan pequeñas diferencias con versiones anteriores.

CONCATENAR

Esta es una función muy útil, por ejemplo, en el caso de que tengas la fecha dividida en tres columnas distinta.

Lo primero es añadir una columna después de ‘Año’, aunque si no tienes nada después de ella no será necesario. Haces clic con el botón derecho (en nuestro caso en la columna E) y seleccionas ‘Insertar’. Esto te va a crear una nueva columna entre ‘Año’ y ‘País’.

Nos situamos en la primera casilla que nos ofrecerá el resultado deseado, en nuestro caso en la E2 y hacemos uso de la función =CONCATENAR y en el emergente que nos aparece rellenamos las casillas ‘Texto’ seleccionando las columnas que deseamos unir y pulsamos aceptar.

Comprobamos que nos quedan los números uno detrás de otro sin separación y de esta forma no nos dice nada. Lo que vamos a hacer ahora es darle un formato para que parezca una fecha. Podemos elegir el separador que deseemos, tanto ‘/’ como ‘-‘. Yo me he decidido por este último.

 

 

Lo que tenemos que hacer es poner “-“ como separador de la fecha, sin olvidarnos del punto y como después.Para terminar y que todos nuestros datos tengan el mismo formato, tenemos que copiar esta fórmula en el resto de las filas. Para ellos nos situamos en la parte inferior derecha y cuando nos aparece un aspa estiramos hacia abajo para que se copie la fórmula.

SELECCIONAR

Si tenéis grandes cantidades de datos y queréis seleccionar todos los datos de una sola columna, sólo tenéis que posicionaros en el primer datos a seleccionar, pulsar CTRL + MAYUSCULAS (SHIFT) + FLECHA ABAJO, si es una columna o FLECHA DERECHA si lo que queréis seleccionar son todos los datos de una fila.

Si lo que queréis es seleccionar todos los datos de varias columnas o filas, hacéis primero la selección como os he explicado en el párrafo anterior y después, con la tecla MAYÚSCULAS pulsada, le das a la FLECHA ABAJO o DERECHA, según quieras varias filas o varias columnas, respectivamente.

Por último, para seleccionar la tabla al completo usamos las teclas CTRL + E.
 

FILTRO

Esta es una función muy útil para ordenar los datos, ya sea de mayor a menor o viceversa, por orden alfabético o incluso por colores.

Lo podemos encontrar en la pestaña ‘Datos’ o en la parte derecha de la ventana.
Ahora si queremos, por ejemplo, ordenar la tabla por el año en orden ascendente, sólo tenemos que abrir el desplegable de la columna ‘Año’ y selección ‘de menor a mayor’ y automáticamente se ordenan los datos.

Si por el contrario queremos ver todas las líneas que cumplan una determinada condición, por ejemplo, que tengan la misma cantidad, en nuestro caso vamos a elegir que la cantidad sea 1000.

Abrimos el desplegable de esta columna y seleccionamos sólo esa cantidad. Dándonos como resultado las filas que coinciden con ese criterio.

  
Para quitar la selección lo único que debemos hacer es volver a marcar ‘seleccionar todo’.

Si lo que queremos es ordenarlos por un determinado color. En el desplegable elegimos la opción ordenar por color.

 Aquí también podemos darle un orden personalizado para agregar varios criterios, por ejemplo por el color de la fuente y por el año.

OPCIONES DE PEGADO

La opción de pegado nos trae muchas posibilidades muy útiles. Por ejemplo, en nuestro caso que hemos concatenado la fecha para dejarla en una sólo columna, podríamos querer eliminar esas columnas de día, mes y año que ya no queremos pero no podemos porque si las eliminamos nos desaparecerá la columna fecha resultado de la unión de estas tres.

La solución es crear una nueva columna y copiar en ella solo los datos de la columna ‘Fecha’ para así poder borrar, ahora, las cuatro columnas, incluida la de la fórmula.

Seleccionamos toda la columna ‘Fecha’ como ya hemos visto anteriormente, pulsamos CTRL + C (copiar), nos posicionamos en la nueva columna, hacemos clic en el botón de derecho y elegimos la opción de ‘pegar valores’. Ahora ya podemos eliminar las cuatro columnas que no necesitamos.



Con esta opción también podemos pegar fórmulas, formatos, vínculos o transponer. Esto último es cambiar el orden poner las filas en las columnas y viceversa, para ver la información en lugar de en vertical, en horizontal.



Por hoy os dejo. Espero que todo haya quedado claro y os sea de utilidad. Hasta la próxima.