BITRIX, TU INTRANET PROFESIONAL

El secreto de la popularidad de las Redes Sociales proviene del hecho de que ellas resuelven un problema básico, facilitan la comunicación de una manera muy superior a las opciones previas. Ahora, imagine poder disponer del poder de esta vía de comunicación rápida y eficiente en las operaciones diarias de su empresa.

Podemos definir Bitrix como “una suite completa de herramientas de colaboración social, de comunicación y de gestión para su equipo”.

En definitiva, se trata de un conjunto de herramientas integradas que servirán para gestionar nuestra empresa de forma conjunta y colaborativa, uniendo en un solo lugar, una intranet corporativa, una red social, un gestor de tareas y proyectos, gestión documental, un servicio de almacenamiento en la nube, calendario integrado con el gestor de tareas, un completo servicio de correo electrónico, chat y videollamada y, demás, un magnífico CRM (Customer Relationship Management).

Todos estos servicios, se pueden encontrar en diversos lugares y formatos, pero resulta difícil encontrarlos todos juntos y sobre todo, totalmente funcional de forma gratuita hasta un límite de 12 personas y con 5 GB de almacenamiento en la nube. Asimismo, dispone de aplicación móvil para iPhone, iPad o Android y desktop para Windows, para que gestiones tu trabajo desde cualquier lugar.

Además, si ya tienes un dominio personal o está planeando conseguirlo, puedes utilizar el servicio "nombre propio de dominio", Esta posibilidad te permite cambiar el nombre del dominio Bitrix24 por el tuyo propio, aunque esta opción sólo está disponible en la edición Profesional de pago.

CÓMO FUNCIONA

El funcionamiento de Bitrix24, tanto en su versión gratuita como de pago, es muy sencillo y esta basado en una plataforma web (con sus ventajas e inconvenientes, respecto a privacidad y protección de datos) estructurada a modo de red social colaborativa en la que todos los integrantes tienen funciones asignadas y accesos/derechos a los determinados lugares de la red.

Para utilizar el servicio, lo primero que se requiere es crear una cuenta. Tendrás que introducir una dirección de correo y te enviarán un enlace para terminar el registro y que puedas comenzar a trabajar.

Una vez hayas hecho esto, tu cuenta es creada como la del primer empleado de tu empresa con accesos administrativos. Lo siguiente que debes hacer es invitar al resto de usuarios.

Al ingresar en Bitrix24, cada usuario verá la página principal de su propia intranet. Desde la página principal el usuario puede visualizar, fácilmente, toda la actividad reciente de la intranet que le concierne, así como tener acceso rápido a todas las funciones y áreas a la que el usuario tenga acceso.

La página se divide en las siguientes zonas:

1. El panel superior incluye el nombre de la empresa, el icono del notificador de mensajes, las herramientas de gestión del tiempo de trabajo, y el menú del usuario actual.

2. El botón 'Crear' y el menú principal se encuentran en la columna de la izquierda. El botón crear se usa para crear invitaciones a usuarios, iniciar nuevas tareas y grupos, agregar eventos al calendario y cargar archivos o fotos. El menú principal está por debajo del botón Crear y permite la navegación a través de la intranet.

3. El centro de la página principal está dedicado al flujo de actividad (Activity Stream). Todos los eventos de la Intranet se añaden automáticamente a esta zona a medida que ocurren, teniendo en cuenta las preferencias del usuario.

4. La columna de la derecha consta de bloques de contenido: Próximos eventos (muestra los eventos programados para hoy, donde el usuario actual es un participante), Mis tareas (filtradas para el usuario actual) y Cumpleaños (muestra los próximos cumpleaños de usuarios de la intranet).

La herramienta de mensajería instantánea está por debajo de estos bloques y permite acceder a la ventana de mensajes, notificaciones y los Contactos de Windows.

Todas las conversaciones en chat que tengamos, se quedan guardadas en el sistema, por lo que se pueden realizar búsquedas muy completas sobre las mismas. Estas conversaciones, que pueden ser en grupo, pueden realizarse con el clásico chat o por videoconferencia.

Al igual que Facebook dispone de la opción “Me gusta” para asignar a las distintas entradas y comentarios que realice el personal de la organización.

Este gestor, se encuentra totalmente integrado en los grupos de trabajo y nos permite llevar un perfecto control de proyectos, con herramientas que van desde diagramas de Gantt, gestión de cargas de trabajo, participación de colaboradores externos, informes de desempeño, etc.

Con la función de CRM soportada por la plataforma, podremos administrar la interacción con clientes, clientes potenciales, colaboradores externos, gente de prensa y cualquier otro grupo de personas externas a nuestra organización pero que tengan relación con ella.

Todos los nuevos eventos (llamadas telefónicas, mensajes, reuniones) vinculados a un contacto o a una empresa son fácilmente registrados y de esta manera puede ser planificada una mayor interacción, incluyendo la integración de asignación de tareas.

El CRM contiene instrumentos para crear informes, importar/exportar contactos, llevar a cabo análisis, segmentar el público objetivo con tanta precisión como usted lo necesite.

El funcionamiento es del clásico sistema de embudo. Un rápido vistazo a este embudo de ventas da cuenta inmediata de las transacciones en curso y sus respectivas etapas. Las etapas se pueden agregar fácilmente y cada una aparece en una línea separada y en diferente color. La longitud de la línea corresponde a la suma total de las ofertas en esta etapa, y una tabla con los valores numéricos se muestra debajo al embudo.

UTILIDADES

También se pueden agregar funciones y características mediante el uso de complementos externos, como por ejemplo:

- MailChimp

- GMail

- Dropbox, GoogleDrive, OneDrive, etc.

- Xero

- Data2CRM (migrar a Bitrix24 desde otros sistemas populares de CRM)

- Soporte Técnico

CONCLUSIONES

Esta completa suite, totalmente colaborativa, puede ser una estupenda opción para aquellas PYMES que deseen llevar un completo control de su actividad y que apuesten por un trabajo colaborativo entre sus miembros.

Para organizaciones más complejas, cuenta con varios planes de pago que puedes comprobar en la web oficial de Bitrix.

Puedes ver algunos videos en youtube sobre el funcionamiento de esta herramienta y las posibilidades que puede ofrecer a tu negocio.

Fuente: Bitrix, epidom, rlsgeek